​医療機関から導入前のよくある質問

導入をご検討中の医療機関様よりよくいただく質問について

​回答をまとめました。

患者様、保護者様などかかりつけ世帯のITスキルについて
 

Qかかりつけ世帯 保護者のITスキルが気になります。スマホやPCを使いこなせないのでは?  

A Uttaroご利用者の実績では、全く使い方がわからないという方は、大変少数です。確かにスキルに個人差や所有しておられる機種の差はあります。ITスキルの平均は、ここ数年で大変あがっておられるようです。また、そのような場合は、弊社のサポート窓口を患者様にご案内いただければ、直接操作方法についてご回答させていただいておりますので、受付スタッフ様のご負担を返って増やすようなことはありません。 

 LINEからでもお問い合わせいただけます。また、どうしても操作ができないという方には、窓口で予約をとっていただき、Uttaroに予約内容をスタッフ様が転記していただく割り込み予約が使えます。

 

保護者との情報共有について
 

Q母子手帳共有とは、どのような機能ですか?  

A主にお子様の接種履歴をクリニックと保護者様とで共有閲覧する機能です。保護者様が、お子様が今まで接種してこられたワクチン情報と出生時情報を登録していただくと、Uttaroドクター(かかりつけドクター)として登録されたクリニックで、お子様別に閲覧していただくことができます。これにより、予防接種予約スケジュールについてのコンサルティングや、接種前の確認をスムーズに行っていただくことができます。 

患者様、保護者様に接種履歴手入力の負担をかけないため、GENKI手帳から母子手帳の接種履歴ページの写真を登録していただくと、データ化するサービスを行っています。画像は医療機関とも共有されます。

負担軽減と、過去履歴の正確性向上に貢献しています。

 

Q今まで接種した履歴や今後の履歴をすべて保護者様に入力していただかなければならないのでしょうか?

 Aいいえ。特に、小学生にあがられたお子様では、予防接種スケジュールがそれほど複雑ではなく、また、インフルエンザや子宮頸がんワクチンを接種なさるお子様や成人であれば、直前に接種したワクチンとの期間との照合のみとなりますので、 予約受付け時の設問に表示される 直前に接種したワクチン名をお答えいただければ、結構です。 

また、Uttaroを通して予約をとられ、クリニックでの接種が完了したお子様は、クリニック側で、接種完了のアクションを行なっていただきますので、保護者様が、自分で履歴を更新しなくても、接種履歴が更新されていきます。 

 

スタッフのITスキルが心配
QスタッフにITが得意な人がいません  

A パソコンでエクセルやワードの操作、メールの送受信ができるレベルの方がおられましたら問題ないです。

ログインパスワードやダウンロードした予約リストなど帳票などの情報が漏洩しないよう、セキュリティ面の基礎知識を強化いただけるようお伝えいただければ問題ございません。 

 

Q初期設定ができるか心配です

Aワクチンマスタは標準的な設定をこちらで行わせていただきますので、チェックのみしていただければ結構です。予約枠の設定も事前にヒアリングして設定方法をご提案するか代行いたします。仕様上、ご要望にそえない場合もございますが、それも踏まえて導入するかどうかご検討いただければ結構です。

クラウドですので、エンジニアなどが訪問することもなくオンラインで同じ画面を見ながら設定とサポートができます。不明点は、メール、電話、LINEなどから遠慮なくお問い合わせください。

 

予約管理のルールについて
Q同時接種の受付は可能ですか。  

Aはい。まず、接種したいワクチンを1つ選んでいただき、予約確定後、同日に接種したいワクチンを複数選択して予約をとっていただくことが可能です。また、ワクチンマスタから同時接種の組み合わせを指定することもできます。 

 

Q複数回セット接種しなければならないワクチンの期間設定はどうなっていますか。  

Aセット接種で次の接種まであけなければならない期間の制限を行なっています。予約時の設問で前回の接種履歴の確認と、もしそれが異なっていれば、その場で回答いただき、予約希望日まで適切な期間があいているかどうかを確認いたします。 

ただし、現在「だいたい小学校1年生の春ごろに予約いただくのが最適・・・」といった学年などに基づくアバウトな制限には対応しておりません。そのような制限については、多少の誤差が生じますが、クリニック管理画面のワクチンマスタで、現在対応している設定条件を確認、設定変更していただくことができます。 

 

Q複数回セット接種について期間の上限制限はできますか?  

A上限の制限については、警告は表示いたしますが、予約はできるようにしております。クリニック様側管理画面の予約リストで、リストが黄色く塗りつぶされている場合、上限を超えて予約をとられているワクチンがありますので、保護者様と事前に相談いただき、必要であれば日程を変更いただいて運用してください。 

 

Qロタウィルスワクチン、子宮頸がんワクチンについては、種類により複数セット接種ルールが異なりますが、どのような対応をしていますか。 

 Aロタウィルスはロタテック、ロタリックスの2種類、子宮頸がんは、サーバリックスとガーダシルをそれぞれワクチンマスタに設定しており、クリニックでお取り扱いのあるワクチンをご選択いただき実施してください。その他、新しいワクチンが国内に導入された場合は、できるだけ迅速にマスタに反映できるよう鋭意努力いたします。 

 

Q日本脳炎は地方自治体により、接種回数が異なることがあるが、どのような対応になっていますか。 

 A現在は、標準の接種回数で設定しております。変則的なセット回数を採用する自治体が多いようです。Uttaroでは、ワクチンマスタより、各クリニックごとにワクチンルールを設定いただけます。クリニック様管理画面にて、適宜設定変更してご利用ください。 

 

Qインフルエンザの予約受付は可能でしょうか。 

Aはい。現状でも可能です。インフルエンザの場合は、高学年、中学校、高校のお子様も接種されるのと、非常に人数が多いため、シンプルな予約受付方法を希望されことがありますので、インフルエンザ予約における機能改善については、検討を行なっております。成人でも、予約していただくことができます。成人(満20歳以上)の場合過去の履歴が不明なかたは、履歴を入力しなくても予約ができます。

 

Qパソコンやインターネットが利用できない人の受付はできないのでしょうか。 

 A割り込み予約という機能があります。この機能を利用すれば、クリニック管理画面から手動で予約をとっていただくことができます。 

 

導入に必要な条件やその他システムとの連携について
Q導入について、クリニック側はどのような準備が必要でしょうか。 

 Aインターネットに接続できる環境と、パソコン(Excel/PDF利用可能な環境のもの)と、印刷ができるプリンタを利用していただければ結構です。 

インターネットの接続が可能であれば、iPadなどのタブレットで閲覧していただくことも可能です。 

 

Q電子カルテとの連携はできないのでしょうか。 

A現在連携する電子カルテはございません。また、バージョンアップについても現状予定はありません。しかし、お子様の接種履歴一覧や出生時情報は、エクセル出力が可能ですので、電子カルテへのファイル添付や印刷してご利用いただくことは可能です。 

 

Q不具合時のサポートはどのようになっていますか。

Aご契約クリニック様には、サポートのお電話番号をお知らせするとともにメールでのお問合せに対応しております。 また、インターネットさえ接続できる環境にしていただければ、リモートにて該当のパソコンを拝見し、問題解決に当たらせていただきます。詳細については、ご契約後、お知らせさせていただきます。 

 

Q導入申込み後、開通までどの程度かかりますか。 

Aお申込み、ご契約後、クリニック様のアカウント、クリニックでの告知資料の準備、マニュアルの送付を行なわせていただきます。その後、クリニック様で、初期設定と予約枠の設定を行なっていただき、予約受付開始となります。アカウントの開通までは、約1週間ですが、その後のご準備や保護者様への告知期間を考えると、初回の予約受付まで1ヶ月程度余裕をみていただけるとスムーズに導入できます。

 

セキュリティについて
Qお子様の個人情報は、クリニックが管理していることになるのですか? 

Aクリニックおよび、お子様の個人情報は、弊社のクラウドサーバにて管理しております。クリニック様側では、クリニック管理画面のパスワードとダウンロードしたエクセルデータなどを厳重にお取り扱いいただければ、クリニックで多数の個人情報を管理する必要はございません。 

スタッフのご退職やご担当の変更により、パスワードを変更する必要がある場合は、サポートまでご一報ください。 

 

Qクラウドサーバやシステムのセキュリティはどのようなものですか。 

A Uttaroのクラウドサーバは、国内の堅牢なサーバで動作しております。また、システムは通信上で盗聴され、個人情報の漏洩、滅失又は毀損が発生しないよう、通信データをSSLにより保護し、クロスサイトスクリプティング、データベース連携についてはSQLインジェクションを行なっておりま