Uttaro契約医療機関インタビュー
公益財団法人淀川勤労者厚生協会付属 西淀病院 情報管理課 様（大阪府）
Uttaro導入による、電話対応業務の大幅圧縮、および関連スタッフ間の情報共有もスムーズ化で業務負担を軽減。
ネット予約経由の患者は当日の忘れ物も少なく、正しく事前にメールなどでの案内どおりにご自身でご準備、行動いただけるので当日実施時間も効率的になった。
公益財団法人淀川勤労者厚生協会付属 西淀病院
大阪市西淀川区の総合病院。いつでもどこでも誰もが安心して受けられる無差別・平等の医療をめざして地域医療に取り組んでいます。西淀川区がより住みよい地域になるために、地域になくてはならない病院（コミュニティ・ホスピタル）をめざして尽力しています。
地域 :
診療科 :
大阪府大阪市
総合病院
導入前課題 :
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新型コロナワクチン予防接種について、当初行政側の体制が不十分だったことや取り扱い医療機関が少ない事から電話対応等が業務を圧迫していた。
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発熱外来予約についても、予約そのものに加え事前案内等電話対応の業務負担が大きく、当日の情報共有もホワイトボードを用いた煩雑なものであった。
解決策 :
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Uttaro新型コロナワクチンプランを2021年から導入
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Uttaro健診専用プランを発熱外来予約用に2023年から導入
効果:
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電話対応業務が大幅に圧縮された事に加え、情報共有がスムーズになった事で関連スタッフ全般の負担軽減になった。
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ネット予約経由の患者は当日の忘れ物も少なく、正しく事前にメールなどでの案内どおりにご自身でご準備、行動いただけるので当日実施時間も効率的になった。
Q...Uttaroの導入/Uttaroを選んだきっかけをお聞かせください。
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2021年にUttaro新型コロナワクチンプラン導入
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2023年にUttaro健診専用プラン導入（発熱外来予約に利用）
新型コロナワクチンの接種について、大阪市では自治体が予約システムを準備したり、コールセンターで予約受付を代行する体制ではなかった事と、当時は接種を扱っている医療機関も少なかった事から、電話や来院での問い合わせが殺到して業務を圧迫していました。
検索エンジンで検索しUttaroの存在を知りました。選んだ決め手はやはり、コロナワクチン専用プランのコストの安さです。もし、契約してみて使いにくい、高齢者はネット予約をあまりしてくれなかったとしても、初期費用無料、月額3000円なら万が一、導入が失敗に終わったにしてもほとんど損害はないので即契約することにしました。
これまで、行政から提供された新型コロナ業務に関連するシステムは、操作がわかりづらく覚えるのが大変でしたが、Uttaroの管理画面は、医療従事者にとっては、一見してだいたい用途や操作が推測できるつくりになっており、操作にもすぐ慣れました。
コロナワクチン予約での運用が順調だった事に加え、Uttaroの健診機能を発熱外来予約に使っている医療機関もあるという話を聞き、当院でも運用することにしました。これまで予約にかかっていた時間を計測はしていないものの、電話や入力にかかっていた業務が大幅に圧縮されていると体感的に実感しています。
Q...Uttaroの予約受付システムについてお聞かせください。
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電話対応業務が大幅に圧縮された事に加え、情報共有がスムーズになった事で関連スタッフ全般の負担軽減に
コロナワクチン接種については、日程指定の集団接種とし、その枠をネット予約していただくことで、電話対応が減りました。かかりつけの高齢の患者のご予約を手動で入力する程度でよくなりました。Uttaroの設定やネットで受け付けた予約枠の管理はメインのスタッフが1名、電話や窓口での手動での予約受付対応のみ随時複数スタッフで担当して対応して入力しています。
発熱外来予約については、Uttaro導入前はすべて電話で予約を受付け、病状をヒアリングし、当日はどの場所に来てほしいか、ついたらインターフォンを押す等どのようにすればいいか、持ち物の案内など口頭で説明するだけでも骨が折れる状態でした。さらに、当日も複数のスタッフが患者対応から手を離すことができず、状況の見える化のため、ホワイトボードに申し送りを書いては更新し、といった作業状況でしたが、Uttaro導入により、電話対応にかかっていた業務負担の大幅圧縮はもちろん、情報共有がPC端末で行えるようになったので、ホワイトボードでの情報共有は廃止となり関連スタッフの業務負担が大幅に軽減されました。
Q...Uttaroの実際の運用についてお聞かせください。
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Uttaroの各種帳票出力により必要な時に必要な患者情報の共有がスムーズに
Uttaroでは、初診の患者でも住所などの情報をあらかじめ確認することができることでも、効率をあげています。電子カルテの患者情報登録の準備に役立ちます。
また、Uttaroから各種帳票出力がエクセルで出力できるのですが、欲しい情報を選んでカスタマイズできるため、事務やドクターに配布する資料作りの工数も減りました。
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予約業務のネット予約化が業務の省力化に加え、当日のオペレーションもスムーズに
思わぬ効果として、ネット予約で予約した患者は、当日も必要な持ち物について忘れ物が少なく、時間通り、指定通りの行動を患者が自ら行ってくれるため、実施当日のオペレーションまでも効率化されています。
電話口での説明は、病院側だけではなく、おそらく患者側も把握に苦労されていたのか、忘れ物や勘違いが多く、そのせいで現場スタッフの当日業務がさらに増えるといった状況でした。
現場スタッフからも、Uttaroの利用で困ったというような話はあまり聞きません。ごくまれにどうしても操作がわからないという患者がいた事や、来院日を勘違いして来られたという事があったとは聞いていますが、いずれも、そのときの患者個人の課題か勘違いであり、システム自体の問題という内容ではないと認識しています。
Q...Uttaro活用における工夫についてお聞かせください。
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Uttaroによるネット予約開始のアピールに加え、事前準備等についてもネットを活用した告知強化
病院外来は急性期外来がメインなので、もともと予約をとるといった業務フローはありませんでした。そのため、電子カルテの予約枠と連携するという必要がもともとなかったので、Uttaroの予約情報を電子カルテに転記するといった業務も発生せず、導入はスムーズでした。
発熱外来予約への導入に際しては、Webサイトに発熱外来もUttaroで予約がとれるようになったことを大きく掲載し、あわせて「発熱外来は当日か翌日までの予約しかできない」等のルールや、予約後の「当日の受付場所」「必要な持ち物」「インターフォンでの呼び出し方法」等を写真付きで初めての方でもわかりやすいよう告知するとともに、従来は電話でヒアリングしていた病状や情報も、Uttaroの予約確定前のメッセージ欄をカスタマイズして、患者さん自身が予約時に申告していただけるように設定しました。
結果、過去にコロナワクチン予約などでUttaro GENKI手帳を利用したことがある世帯であれば新規登録をし直す必要がないこともあってか、告知開始をした日からほとんど100％ネット予約で予約が埋まり、現場のスタッフも驚いていました。病状などの設問も、果たしてちゃんと書いてくれるだろうかと心配していましたが、意外にも、ほとんどの患者がこちらで設定した文例に沿って、アンケートに答えてくれています。
Q...その他、Uttaroを利用になり、お感じなった事等ございましたらお聞かせください。
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現場ニーズへのスピーディな対応に優れるUttaroに今後も期待
Uttaroの優れた点としては、利用者の声として、より細かく設定したい項目や機能を要望として連絡すると、驚くほどの速さで対応してくれることが何度もあったことです。
もちろん、すべてがすべて要望どおりにはならないこともありますし、汎用的に多くの医療機関が望むだろう機能要望であることに限られているとは思いますが、一般のシステム会社では、必要な機能の依頼であっても、改善されるまで非常に長期間かかることが一般的です。契約医療機関の多数の声がスピーディに反映され、Uttaroの機能が強化されているのだと感じています。
コロナ禍はいったん終息しつつありますが、当病院グループでは成人向けの健診業務に力を入れているので、Uttaroの健診予約機能の発展にも期待しています。
