Uttaroでのインフルエンザワクチンネット予約設定で多くのネット予約をスムーズに設定するTips Part1

　いよいよインフルエンザワクチンネット予約のシーズンに差し掛かりました。小児科内科基本プランでご契約の医療機関、インフルエンザワクチン専用プランでご契約の医療機関様で、スムーズ且つ無人のネット予約率を高く、無駄な問い合わせを少なく設定準備いただくためのコツ、注意点を解説させていただきたいと思います。

小児科内科基本プラン・インフルエンザ専用プランご契約の医療機関様共通の内容として、必須の環境設定、お知らせボード説明文の書き方、ワクチンマスターの設定をご覧ください。

Uttaroサポートのインフルンザワクチン事前アンケートに回答して方針を共有

ログイン時（インフルエンザ専用プランのみ）にネット予約解禁日、実施終了日の質問他、アンケートフォームで予約を受け付ける年齢などについての回答協力をお願いしています。このアンケートをもとに、予約解禁日時が重なる医療機関が多い場合は、弊社サーバエンジニアの監視体制とサーバの増強を行います。サーバ負荷による速度遅延が起こらないよう、また起こった場合は早急に解決するよう対応しております。また、事前にアンケート内容をもとに大きな設定ミスと思われる内容がないかどうかオペレータがチェックしていますので、できるだけ早めのアンケート回答を行っていただくのが、おすすめです。

予約方針で設定ミスしない環境設定のコツとチェックポイント

　13歳未満は2回とも早い段階で予約を確定させていただくか、1回目を実施した後にしか、2回目の予約に進ませないかなどのご方針をかためてください。 ■2回とも早い段階で予約を確定させたい場合の設定

「環境設定」-「Uttaro設定」「予約制限」-「同一患者が予約できる回数」をインフルエンザ専用プランでは「2回」にしてください。もしくは、小児科内科基本プランをご契約の場合は2回のインフルエンザワクチン予約+定期接種1回がとれる余裕をもった「3回」にしていただくのがおすすめです。「1回」にしていると、1回目のワクチンを実施したあとでしか2回目のネット予約に患者様は進めません。

「環境設定」-「Uttaro設定」-「予約枠を表示する期間」を「3カ月以上」に設定してください。例えば9/1にネット予約を解禁した場合、この表示期間が1か月など短い期間ですと2回目の予約枠が患者様に9/1時点で表示されず、「2回目の予約はいつからとれますか？」という問い合わせが殺到することがあります。ご注意ください。

　我々の経験からいくと、1回目実施後にしか2回目の予約をとれないようにするよりも、2回とも早期に予約確定いただけるようにした設定のほうが、ネット予約が入りやすく、質問が少ない傾向があります。

お知らせボードに記載する内容で、問い合わせやトラブルをぐっと減らせます。

　できるだけ医療機関のネット予約における方針を、お知らせボードに目立つように記載いただくと、スムーズです。下記の内容が網羅されているか確認してください。

1. お知らせボード1にあると望ましい内容 　インフルエンザ予約の対象者のネット予約受付年齢制限を明示する

   例えば3歳未満はうけつけない、逆に成人は受け付けないなどご方針がありワクチンマスタで年齢制限をしている場合はお知らせボードで大きく表示し、そもそも対象でない方が予約操作に進まないように事前に告知しましょう。年齢制限はワクチンマスタで行うことができます。

   　予診票PDFデータへのURLリンクなどがあれば、お知らせボードにリンクを設定しておきましょう。年齢別の料金など自治体の助成ルールや支払い方法も記載しておくと患者様からの問い合わせやトラブルを防ぐことができます。

2. お知らせボード2にあると望ましい内容 　予約完了後に表示させるメッセージになります。お子様の予約を受け付ける医療機関では2回目の予約は続けて予約操作に進んだ方がいいのか、1回目実施後にしか2回目の予約はとれない方針なのかを明記しておくと、焦ってネット予約をしておられる患者様を迷わせることが激減します。

3. メール文面にあると望ましい内容

　当日の持ち物、予診票PDFデータへのURLリンク、お子様の2回予約のタイミングなど、お知らせボード１と２に記載した内容を再度予約確定メールやリマインドメールにも記載しておくと、告知をより一層浸透させ、患者様を不安にさせることをふせぐことができます。ご来院も、はやめに来てもらった方がいいのか、密を避けるため、時間通りきていただいたほうがいいのか、つきそいは1名までなど、きめ細かい内容もメール文面に記載いただくとルールを守っていただきやすくなります。

ワクチンマスタの設定を最新且つ、間違いなく

1. 受付期間でネット予約解禁日を指定 　「マスタ管理」-「インフルエンザ」-「編集」-「受付期間」で「期間外の予約を禁止する」を選択し、始点は「ネット予約解禁日」を指定してください。よくある間違いとしてはこの日付に「接種実施開始日」を指定されることがあります。この項目は、何日からネット予約枠を患者様に公開するかをタイマースケジュールする機能ですので、実施開始が10月からでもネット予約解禁日が「9/15　9：00」であれば、その日時をこの項目に指定してください。実施日と一致させてしまうと、実施日にならないと患者様がネット予約を行えなくなってしまいます。ご注意ください。

   

   
   

2. ネット予約受付対象年齢を指定

   　「マスタ管理」-「インフルエンザ」-「編集」-「接種期間制限（年齢制限）」で医療機関のご方針としてネット予約の対象者になる年齢の下限と上限を設定してください。乳幼児も対象になる場合は生後6か月以上を指定、成人は受け付けない場合は18歳未満を上限に設定。中学生以上からしか受け付けないという場合は、「学年」を選んで「中学1年生」以上として　上限は「0歳0か月」としていただくと、成人、高齢者まで受け付けていただくことができます。 　ここでよくある間違いは「推奨接種年齢」のみを設定してしまうことです。推奨接種年齢は、患者様に説明文として目安の接種推奨年齢として表示されるのみで、年齢を違反していても制限はかかりません。必ず、「接種期間制限（年齢制限）」でネット予約対象の年齢をご方針に合わせて制限してください。

   

   
   

3. ワクチン説明が今年の方針にそった説明になっているかチェック

   「マスタ管理」-「インフルエンザ」-「編集」-「ワクチン説明」で、インフルエンザの料金、1回目、2回目で最低開けなければならない接種間隔、対象年齢を記載しておいてください。よくある間違えとしては、内容がワクチンマスタで設定されている制限に一致していない、内容が昨年のままで、今年の内容に一致していないなどのミスがあります。必ずチェックして編集してください。

   

   
   

4. ワクチンルールで小児の2回接種ルールや接種間隔をしっかり設定

   　ワクチンルールは、1回目の接種時の年齢によりワクチンの完了回数が変わるワクチンについて条件を設定する項目です。

   　例えば、13歳未満は1シーズン2回接種　13歳以上では1シーズン1回完了というルールであれば　13歳未満の条件として「ルール適用初回接種年齢」の項目を「0歳0か月以上～　13歳未満」の条件にし、完了回数を「2回」1回目から2回目の接種間隔は「2週間応当日」～「0週間後」（上限なしの意味）を設定すると、13歳未満で1回目から2回目まで2週間未満の間隔で予約をしようとした患者に禁止制限をしてネット予約を制限します。13歳以上では「ルール適用初回接種年齢」を「13歳以上～0歳0か月未満」として「完了回数」を「1回」とします。

   　13歳以外の境界線でルールを設定される場合条件の境目を変更することで医療機関の方針にあわせた条件分岐ができます。この部分は設定が難しいため、変更される場合は、Uttaroサポートセンターにもご確認ください。

   

   
   

次回は、ネット予約率のあげ方、誘導方法、入庫希少シーズンの予約数制限の仕方や、発注業務に便利な集計分析機能について、設定のコツと注意点を解説いたします。